Mengolah data dalam Excel memang cukup menarik untuk dibahas. Ada banyak hal yang kadang belum kita ketahui padahal itu justru akan mempercepat pengolahan data yang sedang dilakukan. Salah satu diantaranya terkait dengan duplikat data. Setidaknya ada 2 hal penting terkait ini yaitu bagaimana cara mudah menemukn duplikat data serta bagaimana cara menghapus duplikat data tersebut dengan mudah serta cepat. Inilah yang akan kita bahas dalam artikel ini dan pastikan membacanya sampai dengan selesai.
Cara Menemukan dan Menghapus Duplikat Data Dalam Excel
Sebelum melanjutkan kita rasanya perlu juga sedikit membahas apa itu duplikat data. Duplikat data adalah kondisi dimana ada data yang sama atau sangat mirip lebih dari satu pada sebuah kelompok. Jika data tersebut memang diperlukan hanya satu saja maka duplikat ini akan menjadi masalah yang cukup besar.
Selanjutnya pada artikel ini kita akan bahas terkait dengan duplikat data menjadi dua kelompok. Pertama bagaimana cara menemukan duplikat data dan kedua bagaimana cara menghapus duplikat data. Kedua cara tersebut tentu saja berbeda. Karena caranya berbeda maka menu yang akan digunakan juga sudah pasti akan berbeda.
Cara Menemukan Duplikat Data Dalam Excel
Cara paling mudah untuk menemukan duplikat data adalah dengan mewarnainya. Jika ada warna yang berbeda maka itu artinya data tersebut merupakan duplikat atau ada duplikatnya. Warna yang dimasud bisa diberikan pada Cell atau bisa juga diberikan pada hurufnya. Kedua cara tersebut akan sama – sama menggunakan menu Conditional formatting.
1. Mewarnai Cell Pada Duplikat Data
Pembahasan pertama kita akan melihat bagaimana cara menemukan duplikat data melalui warna cell. Cara ini jika ada duplikat data maka secara otomatis warna Cell akan berubah. Warna default putih hanya akan muncul pada cell yang bukan atau tidak memiliki duplikat.
Untuk contohnya silahkan perhatikan gambar berikut ini :
Dalam contoh diatas sudah ada deret angka yang diketik pada kolom A sampai dengan E. Angka yang diketik tersebut beberapa diantaranya memang memiliki duplikat. Untuk memudahkan kita dalam menemukan angka mana saja yang memang memiliki duplikat tersebut maka Cellnya diberikan warna berbeda . Ini artinya pada contoh diatas angka yang warna Cellnya berbeda adalah angka dengan duplikasi atau ada lebih dari 1.
Untuk menandai angka duplikat pada Cellnya seperti contoh diatas langkahnya adalah sebagai berikut :
- Pilih atau blok Cell A3 sampai dengan E7
- Klik Tab Home
- Klik : Conditional Formatting
- Pilih : Highlight Cells Rules
- Klik : Duplicate Values
- Pilih warna Cell yang akan digunakan pada kotak values with
- Klik : OK
Setelah mengikuti langkah diatas maka angka yang memiliki duplikat warna Cellnya akan otomatis berubah. Perubahan pada warna Cell akan mengikuti pilihan kita seperti yang sudah dijelaskan. Dengan warna yang muncul secara langsung maka akan dengan sangat mudah kita menemukan Cell mana saja yang memiliki angka duplikat.
Adapun pilihan warna pada Conditional Formatting untuk angka duplikat adalah sebagai berikut :
- Light Red Fill With Dark Red Text
- Yellow Fill With Dark Yellow Text
- Green Fill With Dark Green Text
- Light Red Fill
- Red Text
- Red Border
Sebenarnya dari pilihan tersebut ada 3 jenis warna yang bisa digunakan. Pertama adalah warna Cell, kedua adalah warna hurufnya saja dan ketiga adalah warna garis. Jika akan memilih warna hurufnya saja silahkan pilih Red Text. Sedangkan jika akan menggunakan format yang lain atau warna yang lain silahkan pilih atau klik Custom Format.
2. Mewarnai Huruf Pada Dulikat Data
Selanjutnya cara kedua kita akan mewarnai huruf pada duplikat data. Sebenarnya cara kedua juga bisa digunakan untuk mewarnai Cell. Hanya saja prosesnya memang sedikit berbeda. Pada cara kedua ini selain Conditional Formatting kita juga wajib memahami bagaimana cara menggunakan menu Format Cells.
Untuk contohnya silahkan perhatikan gambar berikut ini :
Pada contoh ini posisi yang diwarnai hanya angkanya saja. Selain diwarnai angka juga diubah atau ditambahkan format Bold. Penambahan warna serta format Bold ini tentu akan berjalan secara otomatis seperti yang sudah dijelaskan diatas.
Adapun langkah mewarnai huruf seperti yang terlihat pada contoh diatas adalah sebagai berikut :
- Blok Cell A3 sampai E7
- Klik Tab Home
- Klik : Conditional Formatting
- Klik : New Rules
- Klik : Format only unique or duplicate values
- Klik tombol Format
- Klik Tab Font
- Pada Font Style klik : Bold
- Pada kotak Color pilih atau klik warna yang akan digunakan
- Klik : OK
- Klik : OK
Dengan menggunakan langkah diatas maka angka yang memiliki duplikat akan otomatis berubah warnanya. Tentu warna yang akan muncul sesuai dengan yang sudah kita tentukan. Khusus untuk pilihan Font Style Bold sifatnya hanya tambahan saja dan boleh untuk tidak diikuti.
Cara Menghapus Duplikat Data Dalam Excel
Jika pada pembahasan pertama kita hanya menemukan data ganda saja maka pada cara kedua kita akan menghapusnya. Proses menghapus duplikta data dalam Excel memang bisa dilakukan dengan sangat cepat. Hanya saja perlu diketahui bahwa proses ini akan menyisakan 1 data duplikat saja. Maksudnya tidak seluruh data duplikat dihapus tapi akan disiskan 1 data.
Adapun langkah untuk menghapus duplikat data dengan cepat dalam Excel adalah sebagai berikut :
- Pilih atau blok Cell A3 sampai E7
- Klik Tab Data
- Klik : Remove Diplicates
Langkah diatas digunakan jika ingin menghapus duplikat data secara langsung. Karena memang cara ini akan langsung menghiangkan dupliat data serta menyisakan 1 saja sehingga statusnya menjadi data unique.
Bagian yang paling menarik adalah cara diatas terutama cara pertama serta cara kedua untuk menemukan duplikat data yaitu langkahnya mirip dengan mewarnai huruf menggunakan rumus IF. Menggunakan IF untuk mewarnai teks otomatis memang menggunakan Conditional Formatting seperti pada langkah diatas. Hanya saja yang dipilih adalah menu Use a formula to determine which cells to format. Selanjutnya pada kotak diketik rumus IF lengkap dengan kriterianya.
Penutup
Menemukan data duplikat memang akan sering ditemukan pada pengolahan data. Jujur saja cara ini sering saya gunakan. Apalagi jika kita sedang mengolah data yang statusnya Export dari database. Konsep menemukan atau menghapus dulikat data akan diperlukan.
Jadi, pastikan mempelajari seluruh penjelasan diatas terutama bagian cara menghapus duplikat data dalam Excel dengan mudah serta cepat. Percayalah jika sudah dipelajari maka hanya cukup dengan 2 atau 3 klik saja maka duplikat data akan dihapus dan disisakan 1 saja menjadi data unique. Selamat mencoba.
