Excel banyak juga digunakan pada pengolahan data nilai Siswa. Mengolah nilai siswa dalam Excel memang akan sering dilakukan. Konsep pengolahan nilai Siswa tersebut bisa dalam bentuk jumlah, rata – rata, nilai tertinggi sampai dengan nilai terendah. Salah satu pengolahan nilai siswa lainnya yang sering dilakukan dalam Excel adalah menyusun status apakah Siswa itu Lulus atau Tidak.

Jika data nilai Siswa yang diolah cukup banyak maka untuk menemukan siswa mana yang statusnya Lulus dan siswa mana yang statusnya tidak Lulus memang cukup merepotkan. Ada satu cara mempermudah menemukan status nilai Siswa tersebut yaitu dengan cara membedakan warnanya.

Lengkapi Status Lulus atau Tidak Dengan Warna Otomatis Dalam Excel

Pada dasarnya mewarnai status Lulus atau Tidak tersebut bisa dilakukan dengan cara manual serta otomatis. Jika dilakukan dengan cara manual maka tentu diwarnai secara manual satu persatu. Cara ini tidak akan kita bahas karena akan repot jika data yang diolah sangat banyak. Cara kedua adalah otomatis, inilah yang akan kita bahas. Otomatis yang dimaksud adalah jika syarat terpenuhi maka teks Lulus atau Tidak akan berubah secara otomatis.

Dalam prosesnya kita akan bagi pembahasan ini kedalam dua bagian. Pertama pemisahan Lulus atau Tidak hanya menggunakan 2 kriteria saja. Sedangkan pembahasan kedua kita akan menggunakan tiga kriteria yaitu Lulus, mengulang serta Tidak Lulus. Sedangkan untuk rumus yang digunakan adalah IF. Rumus IF inilah yang nantinya akan memisahkan warna pada Lulus atau Tidak.

1. Menambahkan Warna Pada Lulus atau Tidak

Cara pertama kita akan mewarnai Lulus atau Tidak hanya dengan 2 kriteria saja. Sebenarnya konsep mewarnai otomatis dalam Excel khususnya untuk teks Lulus atau Tidak ini bisa dilakukan dengan menggunakan dua cara. Pertama kriteria yang digunakan untuk warna otomatis adalah teksnya langsung yaitu Lulus atau Tidak. Sedangkan cara kedua menggunakan rumus IF.

Pada pembahasan ini kita menggunakan rumus IF untuk menentukan lulus atau tidak. Supaya konsepnya menjadi sama maka kriteria pada warna juga akan menggunakan rumus ini. Karena menggunakan rumus IF maka teks yang diberikan warna akan berbeda kolom dengan kriteria yang digunakan.

Silahkan perhatikan gambar berikut ini :

Pada contoh diatas terlihat bahwa teks Lulus atau Tidak ada pada kolom D atau kolom Status. Selanjutnya kriteria yang akan kita gunakan untuk menampilkan warna merah pada teks “Tidak” adalah kolom Nilai. Mohon dicatat bahwa Saya tidak akan membahas rumus menampilkan status tapi yang akan Saya bahas adalah mewarnai teks Lulus atau Tidak. Sebelum melanjutkan, kriteria yang digunakan untuk warna ini sama dengan penentuan Lulus atau Tidak yaitu nilai 80 keatas.

Adapun langkah untuk mewarnai teks “Tidak” secara otomatis pada kolom D seperti gambar diatas adalah sebagai berikut :

1. Pilih atau blok cell D4 sampai dengan D8
2. Klik Tab Home
3. Klik : Conditional Formatting
4. Klik : New Rule
5. Klik : Use a formula to determine which cells to format
6. Pada kotak ketik rumus : =IF($C4<80;1;0)
7. Klik tombol Format
8. Klik Tab Font
9. Klik : Bold ( opsional )
10. Klik warna merah atau warna lain yang akan digunakan untuk huruf
11. Klik OK
12. Klik OK

Setelah mengikuti langkah diatas maka setiap ada nilai dibawah 80 teks atau huruf “Tidak” pada kolom D berubah warna hurufnya menjadi merah. Jika pada kolom ini yang muncul adalah teks “Lulus” maka warna hurufnya tidak akan berubah menjadi merah. Inilah yang kita sebut diatas bahwa warna huruf akan berubah jika syarat atau kriterianya terpenuhi saja.

2. Menambahkan Warna Pada Lulus, Mengulang atau Tidak

Pada pembahasan pertama kita hanya menggunakan 2 kriteria saja lebih tepatnya 1 kriteria TRUE dan 1 kriteria FALSE. Pada pembahasan kedua kita akan menambahkan 1 kriteria yaitu “Mengulang”. Sehingga urutan kriteria yang digunakan adalah Lulus, Mengulang dan Tidak.

Jika konsep ini digunakan untuk menampilkan teksnya saja yaitu pada kolom D maka bedanya adalah jenis rumus IF yang digunakan. Jika kriterianya hanya Lulus atau Tidak saja maka ini cukup dengan menggunakan IF Tunggal saja. Sedangkan jika kita menambahkan satu kriteria lagi maka pilihan yang digunakan adalah IF Majemuk atau IF Bertingkat.

Tapi mohon dicatat bahwa pada menu Conditional Formatting pemilihan rumus tidak bisa berdasarkan jenis seperti yang disebutkan diatas. Karena memang pada Conditional Formatting hanya bisa digunakan untuk 1 pilihan warna saja. Lalu, bagaimana jika kita menggunakan 2 warna ?

Tenang, kebutuhan 2 warna pada Conditional Formatting tetap bisa dilakukan. Pada contoh ini kita akan menggunakan 3 warna yaitu teks “Lulus” warna default hitam. Warna kedua untuk teks “Mengulang” adalah biru dan warna ketiga untuk teks “Tidak” adalah merah. Dengan kata lain kita akan menggunakan 2 warna selain default yaitu biru serta merah.

Karena kita akan menggunakan 2 warna maka kita perlu membuat 2 Conditional Formatting pada 1 kolom yang sama. 1 Conditional Formatting untuk warna biru dan 1 Conditional Formatting untuk warna merah. Sedangkan untuk warna default hitam kita tidak perlu membuat Conditional Formatting.

Silahkan perhatikan gambar berikut ini :

Seperti yang terlihat pada contoh diatas bahwa hasil status nilai terdiri dari 3 yaitu “Lulus”, “Mengulang” dan “Tidak”. Kriteria yang digunakan pada perhitungan status nilai diatas adalah sebagai berikut :

• Nilai 90 keatas : Lulus
• Nilai 70 s.d dibawah 90 : Mengulang
• Nilai dibawah 70 : Tidak Lulus

Selanjutnya mari kita susun Conditional Formatting pertama yaitu untuk pilihan warna biru pada teks “Mengulang”. Langkah – langkah yang digunakan untuk warna pertama ini adalah sebagai berikut :

1. Pilih atau blok cell D4 sampai dengan D8
2. Klik Tab Home
3. Klik : Conditional Formatting
4. Klik : New Rule
5. Klik : Use a formula to determine which cells to format
6. Pada kotak ketik rumus : =IF($C4<90;1;0)
7. Klik tombol Format
8. Klik Tab Font
9. Klik atau pilih warna biru
10. Klik OK
11. Klik OK

Selanjutnya untuk membuat Conditional Formatting yang kedua yaitu untuk teks “Tidak” dan warna merah langkah – langkahnya adalah sebagai berikut :

1. Blok atau pilih cell D4 sampai dengan D8
2. Klik Tab Home
3. Klik : Conditional Formatting
4. Klik : New Rule
5. Klik : Use a formula to determine which cells to format
6. Pada kotak ketik rumus : =IF($C4<70;1;0)
7. Klik tombol Format
8. Klik Tab Font
9. Klik atau pilih warna merah
10. Klik OK
11. Klik OK

Dengan menggunakan dua Conditional Formatting tersebut maka warna teks akan otomatis muncul baik pada teks “Mengulang” atau teks “Tidak”. Perbedaan dari kedua Conditional Formatting tersebut sebenarnya hanya pada rumus IF saja. Bagian pentingnya adalah pastikan urutan penyusunan sudah sesuai dengan langkah – langkah yang dijelaskan.

Penutup

Dari penjelasan diatas terlihat bahwa memang konsep warna otomatis pada teks “Lulus” atau “Tidak Lulus” bisa dijalankan dengan baik. Bagian pentingnya adalah pastikan memahami bahwa untuk 1 kriteria atau hasil perlu menyusun 1 Conditional Formatting. Dengan kata lain jika ada 2 warna maka gunakan 2 Conditional Formating dan begitu selanjutnya.

Selain itu penting juga untuk memahami cara penggunaan rumus IF serta Conditional Formatting. Tanpa mengetahui bagaimana cara menggunakan dua menu tersebut maka konsep ini tidak akan bisa dijalankan sesuai dengan keinginan kita. Semoga bermanfaat dan sampai jumpa pada pembahasan menarik selanjutnya.