Memahami IF memang wajib untuk dilakukan sebelum menggunakannya pada pengolahan data dalam Excel. Ada banyak unsur yang memang perlu kita ketahui terkait dengan fungsi IF ini. Konsep serta cara penggunaan IF memang cukup rumit. Tapi, tahukah Anda bahwa IF ini merupakan satu dari beberapa fungsi populer pada Microsoft Excel.

Kebutuhan IF pada pengolahan data dalam Excel memang akan tergantung kepada jenis data yang sedang diolah tersebut. Tidak mutlak kita akan menggunakan IF. Tapi secara umum memang fungsi populerlah yang paling sering digunakan pada pengolahan data dalam Excel. Ingat, fungsi dasar dalam Excel akan mempermudah serta mempercepat proses pengolahan data. Hanya saja perlu juga kita memilih rumus yang tepat untuk kebutuhan tersebut. Inilah pentingnya kita memahami seluruh unsur yang ada pada rumus IF mulai dari fungsi, contoh serta cara penggunaannya.

Memahami Rumus Excel IF Sesuai Dengan Fungsi dan Manfaatnya

Jika ingin memahami rumus IF maka setidaknya ada 3 unsur yang perlu kita bahas. Pertama adalah fungsi kemudian kedua adalah manfaatnya dan tentu yang terakhir adalah cara menggunakannya. Jika menyebutkan fungsi IF maka rasanya hampir seluruh pengguna Excel sudah mengetahuinya.

Secara umum IF adalah rumus yang digunakan untuk menguji sebuah nilai logika pada sebuah pernyataan. Inilah letak pentingnya IF ini untuk kita ketahui. Karena proses pengujian sebuah nilai logika pada pernyataan dalam Excel dan pengolahan data akan sangat sering ditemukan.

Dilihat dari fungsinya memang IF ini akan mempermudah pengolahan data yang sedang dilakukan. Bahkan selain mempermudah IF juga akan mempercepat proses pengolahan data tersebut. Sebelum membahas fungsi dan bagaimana cara menggunakan IF ini mari kita lihat apa itu Excel  IF secara umum.

Apa Itu Rumus IF ?

IF adalah satu dari beberapa rumus populer yang memang sering digunakan untuk pengolahan data khususnya pengujian nilai logika. Dilansir dari cnbcindonesia.com disebutkan bahwa ada 20 rumus Excel populer yang sering dipakai dalam dunia kerja. Tentu rumus Excel tersebut bisa di asumsikan sering digunakan pada pengolahan data.

Penentuan rumus Excel populer akan bergantung kepada banyak hal. Tapi, tahukah Anda bahwa tetap saja ada rumus Excel yang sangat populer dan sering digunakan bahkan pada beberapa divisi sekaligus. Misalnya siapa yang tidak mengenal SUM, IF tau COUNT ? 

Cnbcindonesia.com dalam artikelnya sudah menyebutkan 20 rumus Excel yang sering digunakan, yaitu sebagai berikut :

1. SUM
2. MAX dan MIN
3. AVERAGE
4. COUNT
5. COUNTA
6. TRIM
7. IF
8. AND
9. OR
10. NOT
11. VLOOKUP
12. HLOOKUP
13. CHOOSE
14. PRODUCT
15. POWER
16. SQRT
17. 17. CONCATENATE
18. CEILING
19. COUNTIF
20. PROPER

Seperti yang terlihat pada urutan diatas bahwa Excel IF ada pada deret ke-7. Meskipun memang membahas rumus Excel populer kadang masing – masing orang memiliki versinya tersendiri. Perbedaan tersebut dasarnya adalah seringnya penggunaan. Masing – masing orang akan menggunakan rumus Excel yang berbeda – beda sesuai dengan data yang sedang diolah. Maksudnya urutan diatas sifatnya memang tidaklah mutlak.

Dalam Excel IF ini ada pada kelompok atau kategori Fungsi Logika. Pada kelompok ini memang ada beberapa rumus Excel yang bisa digunakan untuk menguji sebuah pernyataan atau menggabungkan pernyataan dengan tujuan tertentu.

Sebut saja selain Excel IF pada kategori ini juga ada IFERROR, IFNA, AND, OR, NOT, TRUE, FALSE dan lain – lain. Bahkan dalam prosesnya IF juga bisa digabungkan dengan rumus Excel lain dan diantaranya ada juga dari kelompok ini misalnya kita menggabungkan IF dengan AND atau OR.

Fungsi dan Manfaat

Ada banyak fungsi dan manfaat rumus Excel khususnya dalam dunia kerja. Manfaat rumus IF dalam dunia kerja tentu akan terkait dengan pengolahan data seperti yang sudah disebutkan diatas. Rumus ini akan memiliki peran yang sangat penting terutama pada kemudahan serta kecepatan pengolahan data yang sedang dilakukan.

Adapun fungsi IF Excel adalah untuk membandingkan nilai logika serta mengujinya sesuai dengan hasil yang diharapkan. Dalam prosesnya IF ini akan menghasilkan value TRUE serta FALSE. Bagian yang paling menariknya adalah value TRUE serta FALSE tersebut bisa kita ubah sesuai dengan kebutuhan. Sehingga hasil yang ditampilkan dari rumus ini akan sesuai dengan teks atau angka yang disisipkan pada argumennya.

Secara detail berikut ini adalah beberapa fungsi dari rumus Excel IF :

• Membandingkan nilai dengan hasil yang diharapkan
• Mengubah atau mengembalikan value TRUE atau FALSE sesuai dengan kebutuhan pada pengolahan data
• Memberikan sebuah pernyataan atau logika dan akan menghasilkan nilai berupa salah atau benar
• Mempermudah pengolahan data
• Mempercepat pengolahan data terutama pada hasil dari pengujian benar atau salah

Value TRUE pada hasil dari IF Excel ini akan muncul jika hasil pengujian memang terpenuhi. Sebaliknya jika hasil pengujian tidak terpenuhi maka yang akan muncul adalah value FALSE. Urutan hasil ini selain tergantung pada terpenuhi atau tidaknya juga akan terpengaruh oleh urutan pengujian nilai logika yang dilakukan.

Munculnya hasil berupa value TRUE atau FALSE dari IF Excel ini bisa diatur dan diubah sesuai dengan kebutuhan. Perubahan hasil yang ditampilkan bisa dilakukan dengan beberapa format data. Misalnya hasil IF Excel akan menampilkan angka, teks, symbol bahkan warna. Hanya saja khusus untuk warna kiat perlu menggabungkan IF Excel dengan menu yang juga sudah tersedia yaitu Conditional Formatting.

Catatan Penting : Jadi, IF dapat digunakan untuk membandingkan serta menguji sebuah pernyataan. Pernyataan ini dibentuk dalam sebuah nilai logika dan akan menampilkan hasil berupa value TRUE atau FALSE.

Struktur dan Argumen

Bagian penting selanjutnya yang tentu perlu juga diketahui selain cara menggunakan rumus ini adalah struktur serta argumen. Struktur pada IF akan terdiri dari tiga bagian utama. Ketiga bagian utama tersebut adalah logical_test, value_if_true serta value_if_false. Adapun urutan struktur yang digunakan pada IF tersebut adalah sebagai berikut :

=IF(logical_test; [value_if_true]; [value_if_false])

Silahkan perhatikan bahwa pada struktur IF ini akan terdiri dari tiga argumen saja. Masing – masing dari ketiga argumen ini 2 diantaranya hanya bersifat opsional saja atau boleh untuk dikosongkan.

Adapun fungsi dari masing – masing argumen IF tersebut adalah sebagai berikut :

1. Argumen Logical_Test

Pengisian argumen ini harus memperhatikan kaidah umum rumus Excel yaitu menambahkan tanda kutip dua jika memang logika yang akan diuji bukan data berbentuk angka.

Argumen logical_test pada rumus ini sifatnya bukan opsional, tandanya adalah pada struktur diatas argumen ini tidak disertai dengan tanda kurung. Ini artinya argumen logical_test wajib untuk diisi atau tidak boleh dikosongkan.

Jika argumen ini dikosongkan dan dua argumen berikutnya diisi maka IF akan tetap menghasilkan value dengan asumsi Cell yang diuji adalah Cell kosong saja. Sebaliknya jika ketiga argumen dikosongkan sama sekali maka rumus ini akan menampilkan pesan kesalahan atau error.

Untuk contoh misalnya kita akan menguji angka yang diketik pada Cell A1. Jika angka pada Cell A1 adalah 1 maka hasilnya adalah huruf “A” sedangkan jika pada Cell A1 yang diisi bukan angka 1 maka hasilnya adalah “B”.

Dari contoh tersebut yang disebut dengan logika dan akan diketik pada argumen logical_test adalah Cell A1. Sehingga pada argumen ini akan diisi dengan teks A1=1 atau bisa juga diisi dengan teks A1<>1. 

2. Argumen Value_If_True

Argumen kedua yang digunakan pada IF adalah value_if_true. Berbeda dengan argumen pertama, pada argumen kedua ini sifatnya hanya opsional saja. Ini ditandai dengan pemberian tanda kurung pada argumen value_if_true. Sehingga argumen kedua ini boleh untuk dikosongkan atau tidak diisi.

Argumen kedua pada IF ini akan diisi dengan hasil benar atau TRUE. Dengan kata lain hasil ini akan ditampilkan jika syarat atau kriteria dari pengujian logika terpenuhi. Sama seperti pada argumen logical_test bahwa argumen ini juga bisa diisi dengan format data yang dibutuhkan misalnya angka atau teks.

Untuk contoh misalnya kita gunakan kasus diatas yaitu jika Cell A1 diisi dengan angka 1 maka hasilnya adalah “A” sedangkan jika Cell A1 diisi dengan angka selain 1 maka hasilnya adalah “B”.

Berdasarkan contoh tersebut jika argumen logical_test diisi dengan A=1 maka argumen value_if_true akan diisi dengan “A”. Sebaliknya jika argumen logical_test diisi dengan A<>1 maka argumen value_if_true harus diisi dengan “B”.

Lalu, bagaimana jika argumen value_if_true tidak diisi atau dikosongkan ?

Jika argumen value_if_true dikosongkan maka hasil yang akan muncul bukan huruf “A” atau huruf “B”. Melainkan hasil yang akan ditampilkan adalah value TRUE atau FALSE saja. Jika syarat terpenuhi maka hasil yang akan muncul adalah TRUE dan sebaliknya jika tidak terpenuhi maka hasilnya adalah FALSE. 

3. Argumen Value_If_False

Argumen ketiga adalah value_if_false dan tentu argumen ini merupakan kebalikan dari value_if_true. Dalam prosesnya argumen ketiga pada IF ini statusnya hanya opsional saja. Sehingga pada saat digunakan secara khusus argumen ini boleh untuk dikosongkan atau tidak diisi.

Argumen ini akan diisi dengan hasil yang salah atau syarat yang tidak terpenuhi. Konsepnya tetap sama dengan argumen kedua hanya saja ini akan diisi berlawanan atau sebaliknya dengan argumen yang kedua. Jika argumen ini dikosongkan atau tidak diisi maka hasil yang akan muncul adalah value atau teks FALSE saja.

Pembahasan tentang argumen serta struktur yang digunakan pada IF memang penting untuk diketahui. Karena ini akan sangat penting untuk mengetahui bagaimana cara pengisian argumen rumus Excel IF. Proses pengisian argumen tersebut akan sesuai dengan penjelasan yang disebutkan diatas mulai dari argumen logical_test sampai dengan argumen value_if_false.

Jenis Rumus Excel IF Berdasarkan Jumlah Kriteria

Dalam kategorinya memang rumus IF ini hanya terdiri dari 1 jenis saja. Tapi dalam proses penggunaannya rumus ini dibagi kedalam 3 jenis yaitu IF Tunggal, IF Majemuk serta IF Bertingkat. Perbedaan dari ketiga jenis rumus IF tersebut ada pada jumlah kriterianya saja. Untuk mengetahui berapa kondisi atau syarat yang digunakan pada masing – masing jenis rumus IF tersebut mari kita bahas satu persatu.

1. Rumus IF Tunggal

Jika hanya akan membahas rumus IF saja maka inilah yang disebut dengan IF Tunggal. IF Tunggal ini hanya akan memiliki satu kriteria saja. Maksudnya pada jenis rumus IF ini hanya terdiri dari 1 logika yang akan diuji kemudian 1 hasil TRUE serta 1 hasil FALSE saja. Nilai logika akan diketik pada argumen logical_test, hasil TRUE akan diisi pada argumen value_if_true dan hasil FALSE akan diisi pada argumen value_if_false.

Jika dibandingkan dengan dua jenis rumus IF lain maka IF tunggal ini merupakan jenis rumus IF yang paling mudah digunakan. Karena memang proses serta urutan pengisian pada argumen rumus IF hanya akan dilakukan satu kali saja yaitu dengan 1 hasil TRUE serta 1 hasil FALSE saja.

Contoh yang paling sering digunakan pada IF tunggal misalnya akan menampilkan teks jenis kelamin berdasarkan huruf L serta P. Jika huruf yang diketik adalah L maka hasilnya Laki – Laki sedangkan jika yang diketik adalah P maka hasilnya adalah Perempuan. Hasil teks laki – laki atau perempuan ini yang nantinya akan ditempatkan pada value_if_true serta value_if_false.

2. Rumus IF Majemuk

Jika IF tunggal hanya akan menyelesaikan pengujian pada satu logika saja maka tentu akan ada juga rumus IF untuk beberapa logika. IF majemuk adalah rumus yang dapat digunakan untuk menguji beberapa pernyataan atau nilai logika sekaligus. Pada IF majemuk ini jumlah nilai logika yang akan diuji terdiri dari 2 atau lebih dan tentu hasil untuk value TRUE akan menyesuaikan dengan jumlah kriteria yang akan diuji sedangkan hasil untuk value FALSE ada satu saja.

Maksudnya pada IF majemuk pengisian argumen value_if_true ada beberapa sedangkan untuk argumen value_if_false tetap hanya satu saja. Jumlah pengisian pada argumen value_if_true ini akan menyesuaikan dengan jumlah nilai logika yang akan diuji.

Untuk contoh misalnya kita akan menghitung grade nilai siswa dengan ketentuan yang digunakan adalah sebagai berikut :

0 – 59 : E

60 -69 : D

70 – 79 : C

80 – 89 : B

90 – 100 : A

Kondisi seperti ini memang tidak bisa diselesaikan dengan IF Tunggal. Alasannya sudah jelas bahwa ada beberapa kondisi atau ada 5 kondisi yang harus diuji. Sedangkan seperti yang sudah dijelaskan diatas bahwa IF Tunggal hanya bisa digunakan untuk menguji satu kondisi atau satu nilai logika saja.

Inilah peran dari IF Majemuk dimana rumus IF ini bisa digunakan untuk menguji beberapa nilai logika secara bersamaan. Seperti pada contoh ini bahwa proses pengujian logika akan dimulai dari nilai 90, kemudian 80, 70, 60 sampai dengan 0. Urutan pengujian logika pada IF Majemuk perlu disusun sesuai dengan urutannya. Kesalahan urutan akan menyebabkan kesalahan pada hasil yang ditampilkan.

3. Rumus IF Bertingkat

Untuk menyelesaikan pengujian 1 nilai logika maka cukup dengan menggunakan IF Tunggal saja. Selanjutnya untuk menyelesaikan pengujian pada 2 nilai logika atau 3 nilai logika san seterusnya cukup dengan menggunakan IF Majemuk. Pada IF Majemuk jumlah hasil yang ditampilkan akan selalu selaras dengan pengujian nilai logika. Misalnya 2 nilai logika maka akan ada 2 hasil nilai TRUE sedangkan jika menguji 3 nilai logika maka akan ada 3 hasil value TRUE. Begitu seterusnya sampai ditentukan value FALSE untuk hasil pengujian yang tidak sesuai.

Lalu, bagaimana jika ada 2 logika yang diuji tetapi hanya menghasilkan 1 value TRUE saja ?

Supaya mudah membedakan 2 kondisi tersebut misalnya kita akan contohkan pada IF dengan hasil lulus atau tidak lulus. Jika penentuan lulus atau tidak tersebut hanya berdasarkan 1 nilai saja atau grade maka cukup degan IF Majemuk.

Misalnya Grade A, B, dan C hasilnya adalah lulus sedangkan grade D tidak lulus maka ini cukup diselesaikan dengan IF Majemuk meskipun memang rumusnya akan cukup panjang.

Tapi bagaimana jika syarat untuk lulus perlu melihat dari 2 nilai yang disusun secara bersamaan ?

Misalnya untuk mendapatkan status Lulus pada Mata Pelajaran 1 nilainya harus A, atau B. Selain itu pada Mata Pelajaran 2 juga harus A atau B maka barulah muncul status Lulus. Sedangkan selain 2 kondisi tersebut maka statusnya tidak lulus.

Pengujian nilai pada Mata Pelajaran 1 dan 2 ini akan menghasilkan 1 value TRUE yaitu “Lulus”. Selain itu value FALSE dari kedua pengujian nilai logika ini adalah “Tidak Lulus”.

Inilah alasan atau perbedaan yang paling mendasar antara IF Majemuk dengan IF Bertingkat. Dimana pada IF bertingkat 1 pengujian nilai logika akan menghasilkan 1 value TRUE sedangkan pada IF majemuk 2 nilai logika akan menghasilkan 1 value TRUE seperti yang sudah disebutkan diatas. 

Cara Menggunakan Rumus Excel IF

Setelah mengetahui jenis serta fungsi dari rumus Excel IF maka selanjutnya yang perlu kita pelajari adalah bagaimana cara menggunakan rumus Excel IF. Secara umum cara menggunakan rumus Excel IF hanya dibagi kedalam dua jenis saja yaitu langsung mengetik rumusnya dalam Cell dan menggunakan kotak dialog Function Arguments.

Jika langsung mengetik rumus Excel IF pada Cell maka kita tidak akan menjumpai petunjuk meskipun kadang memang ada deret teks yang bisa digunakan sebagai panduan. Sedangkan jika menggunakan kotak dialog Function Arguments maka sudah dipastikan akan ada petunjuk pengisian.

Khusus untuk kotak dialog Function Arguments bisa dilakukan dengan menggunakan beberapa cara. Secara detail tentang bagaimana cara menggunakan rumus Excel IF mari kita bahas satu persatu berikut ini :

1. AutoComplete

AutoComplete adalah mengetik rumus sekaligus untuk menghindari kesalahan pada pemilihan rumus tersebut. Dengan cara ini kita hanya perlu mengetik beberapa huruf awal dari rumus Excel saja. Cara ini bisa digunakan untuk seluruh rumus Excel maksudnya bukan hanya untuk rumus Excel IF saja.

Dengan menggunakan AutoComplete urutan penggunaan rumus Excel IF adalah sebagi berikut :

1. Klik pada Cell
2. Ketik sama dengan : =
3. Ketik huruf “I” kemudian tekan tombol Tab : =IF(
4. Ketik logika yang akan diuji misalnya : =IF(A1=1
5. Ketik pemisah rumus misalnya symbol koma atau titik koma : =IF(A1=1;
6. Ketik hasil yang benar atau value TRUE : =IF(A1=1;”A”;
7. Ketik hasil yang salah atau value FALSE : =IF(A1=1;”A”;”B”)

Dengan langkah yang sudah dijelaskan diatas maka hasil yang akan tampil pada Cell tersebut misalnya diketik angka 1 adalah huruf “A”. Sedangkan jika yang diketik adalah angka selain 1 atau dikosongkan maka hasil yang akan muncul adalah huruf “B”.

Cara menggunakan rumus Excel IF dengan AutoComplete ini merupakan cara yang paling populer. Dengan kata lain cara ini merupakan cara yang paling umum digunakan. Hanya saja memang masing – masing cara penggunaan rumus Excel tentu memiliki kekurangan serta kelebihannya masing – masing.

Kekurangan dari cara ini adalah tidak ada petunjuk pengisian pada masing – masing argumen atau syntax yang akan diisi. Sedangkan kelebihan dari cara ini adalah kita tidak repot dalam pemilihan rumus karena cukup dengan mengetiknya saja maka struktur serta argumen rumus Excel IF sudah bisa ditampilkan.

2. Tab Formulas

Cara kedua untuk menggunakan rumus Excel IF adalah melalui Tab Formulas. Pada Tab ini terdapat seluruh rumus Excel yang sudah dikelompokkan sesuai dengan fungsi masing – masing rumus tersebut secara umum. Adapun khusus untuk rumus Exce IF ada pada kelompok atau kategori Fungsi Logika.

Jika akan menggunakan rumus Excel IF melalui Tab Formulas maka urutan langkahnya adalah sebagai berikut :

1. Klik pada Cell
2. Klik Tab Formulas
3. Klik : Logical
4. Klik : IF
5. Isi kotak Logical_test : A1=1
6. Isi kotak Value_if_true : A
7. Isi kotak Value_if_false : B
8. Klik : OK

Dengan menggunakan langkah – langkah diatas maka secara otomatis hasilnya akan muncul pada Cell yang diketik. Pengisian argumen pada kotak Function Arguments tidak perlu menggunakan symbol tanda kutip. Karena pada kotak ini akan otomatis dipisahkan antara isi yang berbentuk angka atau teks secara otomatis.

Bagian menarik dan merupakan kelebihan dari cara ini ada 2 yaitu pertama pada Cell yang dimaksud akan otomatis muncul rumus Excel IF seperti pada cara pertama menggunakan AutoComplete. Bahkan pemisah rumus serta tanda kutip pada format data yang berbentuk teks akan otomatis muncul.

Selanjutnya kedua adalah setiap kotak di klik akan muncul petunjuk pengisian secara singkat. Petunjuk ini bisa kita gunakan sebagai informasi terkait dengan data apa saja yang harus diisi pada masing – masing argumen rumus Excel IF.

3. AutoSum

Cara ketiga untuk menggunakan rumus Excel IF bisa dilakukan melalui AutoSum. Menu AutoSum ini sebenarnya digunakan untuk menjumlahkan angka dengan mudah dengan rumus SUM. Hanya saja memang selain rumus SUM menu ini juga bisa digunakan untuk menampilkan rumus Excel yang lain termasuk IF.

Secara default ada 5 rumus Excel pada AutoSum yaitu SUM, AVERAGE, COUNT, MAX serta MIN. Ada tambahan satu menu pada AutoSum yaitu More Functions dan dari menu inilah kita bisa memilih rumus lain selain 5 yang sudah disebutkan.

Jika memang akan menggunakan rumus Excel IF melalui AutoSum maka urutan langkahnya adalah sebagai berikut :

1. Klik pada Cell
2. Klik Tab Home
3. Klik : AutoSum
4. Klik : More Functions
5. Klik : IF
6. Klik : OK
7. Isi kotak Logical_test : A1=1
8. Isi kotak Value_if_true : A
9. Isi kotak Value_if_false : B
10. Klik : OK

Seperti yang terlihat pada urutan langkah diatas bahwa caranya mirip dengan pembahasan yang kedua. Bedanya ada pada menampilkan atau memilih rumus Excelnya saja. Sedangkan pada cara pengisian kotak Fuction Arguments tetap sama saja dengan cara yang kedua.

Contoh Kasus Rumus Excel IF

Jika sudah memahami bagaimana cara menggunakan rumus ini selanjutnya kita akan bahas contoh kasusnya. Ada banyak contoh kasus rumus Excel IF karena memang ini akan tergantung pada jenis pengolahan data yang sedang dilakukan. Mungkin salah satu contoh Excel IF yang paling populer misalnya IF untuk lulus atau tidak.

Pada dasarnya konsep yang digunakan pada contoh Excel IF akan tetap tergantung pada jenis serta jumlah kriteria. Sehingga pada cara penggunaan tersebut kiat perlu menentukan apakah akan menggunakan IF tunggal, IF majemuk atau justru akan menggunakan IF bertingkat.

Selanjutnya untuk contoh kasus rumus IF pada artikel ini kita akan bagi kedalam 5 bagian yaitu membandingkan nilai, memeriksa kelengkapan data, menentukan kelayakan, mewarnai Cell serta identifikasi pada data yang sedang diolah.  

1. IF Untuk Membandingkan Nilai

Contoh pertama kita akan membandingkan nilai dengan menggunakan IF Excel dan hasilnya adalah benar atau salah. Hasil ini akan tergantung kepada hasil pengujian nilai logika. Jika memenuhi syarat maka hasilnya adalah “Benar” dan sebaliknya jika tidak memenuhi syarat maka hasilnya adalah “Salah”.

Silahkan perhatikan gambar berikut ini :

Pada contoh tersebut kita akan ketik huruf pada Cell A4, jika yang diketik pada Cell tersebut adalah “A” maka hasil yang akan ditampilkan pada Cell C4 adalah “Benar”. Sedangkan jika yang diketik pada Cell A4 selain huruf “A” maka hasil yang ditampilkan adalah “Salah”.

Huruf yang diketik pada Cell A4 merupakan nilai logika yang akan diuji sehingga huruf ini akan ditempatkan pada argumen logical_test. Hasil “Benar” merupakan value TRUE karena hasil ini akan muncul jika hasil pengujian memenuhi syarat sehingga teks ini akan ditempatkan pada argumen value_if_true. Teks “Salah” merupakan value_if_false karena ini akan muncul jika hasil pengujian logika pada IF Excel tidak memenuhi syarat.

Berdasarkan urutan tersebut maka penulisan IF Excel pada Cell C4 adalah sebagai berikut :

=IF(A4=”A”;”Benar”;”Salah”)

Jika rumus IF ini disusun dengan benar maka hasilnya akan sesuai dengan kriteria yang telah ditetapkan. Mohon diperhatikan pada penulisan kriteria atau hasil yang berbentuk teks perlu untuk menambahkan tanda kutip dua. Kecuali jika data tersebut berbentuk angka maka kita tidak perlu menambahkan symbol tersebut. 

2. IF Untuk Memeriksa Kelengkapan Data

Contoh kedua, kita akan memeriksa kelengkapan data dengan menggunakan Rumus IF. Konsep ini cukup menarik untuk dibahas karena akan melibatkan symbol ceklis didalamnya. Dalam Excel ada beberapa cara untuk menampilkan symbol ceklis dan pada artikel ini kita akan menggunakan symbol ini dari Tab Developer. Jadi, pastikan sudah menampilkan Tab Developer pada Tab Ribbon supaya symbol ceklis bisa ditampilkan dengan baik.

Perhatikan gambar berikut ini :

Pada contoh kedua ini sudah dibuat daftar ceklis barang yang terdiri dari 4 jenis. Selanjutnya jika 4 jenis barang tersebut sudah diceklis maka status yang akan muncul adalah “Lengkap” dan sebaliknya jika ada 1 atau beberapa barang yang belum diceklis maka status akan berubah menjadi “Belum Lengkap”.

Urutan pengujian logika pada contoh ini akan menggunakan hasil berupa value TRUE atau FALSE dari symbol ceklis. Seperti yang sudah kita ketahui bahwa jika symbol sudah diceklis maka akan muncul value TRUE sedangkan jika symbol tersebut di unceklis maka status yang akan muncul adalah value FALSE.

Jadi, nilai logika yang akan diuji adalah berapa jumlah value TRUE serta value FALSE dari symbol ceklis. Untuk menghitung jumlah value tersebut terlebih dahulu kita akan menggunakan rumus COUNTIF. Baru kemudian hasilnya akan dilakukan pengujian apakah 4 atau kurang dari 4.

Adapun rumus IF dan COUNTIF yang digunakan pada Cell B10 adalah sebagai berikut :

=IF(COUNTIF(D5:D8;TRUE)=4;”Lengkap”;”Belum Lengkap”)

Seperti yang terlihat pada contoh gambar diatas bahwa jika satu dari 4 ceklis tersebut tidak di klik atau tidak di ceklis maka status akan otomatis menjadi berubah. Konsep ini bisa juga diterapkan pada jenis ceklis yang lain misalnya mengubah jenis huruf atau ceklis dari menu symbol.

3. IF Untuk Menentukan Kelayakan

Contoh ketiga kita akan gunakan rumus Excel IF untuk menguji nilai siswa apakah statusnya adalah “Lulus” atau justru “Tidak”. Dasar pengujian logika pada contoh ini adalah nilai. Rasanya penghitungan lulus atau tidak lulus menggunakan rumus Excel IF ini tidak terlalu sulit untuk dilakukan. Apalagi jika syarat atau kriteria yang digunakan jumlahnya hanya satu saja.

Perhatikan gambar berikut ini :

Syarat atau kriteria yang digunakan pada contoh ini hanya ada 1 saja yaitu nilai diatas 75. Jika nilai siswa diatas atau lebih dari 75 maka status yang akan muncul adalah “Lulus” dan sebaliknya jika nilai siswa adalah 75 atau dibawahnya maka status yang akan ditampilkan adalah “Tidak”.

Rumus yang digunakan untuk menampilkan hasil lulus dan tidak lulus dengan IF adalah sebagai berikut :

=IF(C4>75;”Lulus”;”Tidak”)

Untuk memudahkan kita menemukan hasil Lulus serta Tidak Lulus pada contoh diatas ditambahkan warna otomatis. Warna otomatis tersebut akan muncul sesuai dengan jenis teks yang ada. Mohon dicatat bahwa ini sifatnya hanya tambahan saja. Maksudnya jika tidak dilakukan juga tidak akan berpengaruh pada rumus Excel IF yang digunakan.

Tapi jika memang ingin mewarnai cell dengan menggunakan kriteria maka ada 2 cara yang bisa digunakan. Pertama adalah menggunakan menu atau pilihan yang sudah disediakan dalam Excel yaitu Conditionl formatting.

Cara pertama ini memang bisa dilakukan dengan sangat mudah hanya saja opsi yang bisa digunakan cukup terbatas. Selanjutnya cara kedua adalah menambahkan rumus Excel IF pada Conditional Formatting.

Menggabungkan IF dengan Conditional Formatting ini adalah bagian yang sangat penting. Ada banyak kreasi yang bisa digunakan dan secara khusus kita akan bahas pada artikel tersendiri supaya bisa lebih detail. 

4. IF Untuk Mewarnai Cell

Selain bisa digunakan untuk menguji nilai atau memeriksa kelengkapan data rumus IF ini juga bisa digunakan untuk mewarnai huruf atau Cell. Konsepnya tetap harus menggunakan syarat atau kriteria. Selain itu untuk mewarnai Cell dengan rumus IF perlu juga menambahkan menu Conditional Formatting.

Silahkan perhatikan gambar berikut ini :

Contoh ini tabelnya sama persis dengan contoh yang ke tiga tapi posisi warna ada pada Cell Nama Siswa bukan Status. Adapun kriteria yang digunakan pada warna Cell dengan rumus IF ini adalah nilai diatas 75. Maksudnya jika nilai Siswa lebih dari 75 maka secara otomatis warna Cell pada kolom Nama akan berubah sesuai dengan warna yang dipilih.

Langkah serta cara yang digunakan untuk mewarnai Cell dengan rumus IF seperti pada contoh diatas adalah sebagai berikut :

1. Blok Cell B4 sampai dengan B8
2. Klik Tab Home
3. Klik : Conditional Formatting
4. Klik : New Rule
5. Klik : Use a formula to determine which cells to format
6. Pada kotak ketik rumus : =IF($C4>75;1;0)
7. Klik tombol Format 
8. Klik Tab Fill
9. Klik dan pilih warna yang akan digunakan
10. Klik : OK
11. Klik : OK

Sampai dengan langkah ini maka jika muncul nilai diatas 75 maka secara otomatis Cell pada kolom Nama akan berubah. Ini artinya warna pada Cell akan berubah secara otomatis jika syarat yang ditentukan yaitu nilai diatas 75 terpenuhi. Sedangkan jika syarat atau kriteria tersebut tidak terpenuhi maka warna Cell tidak akan berubah atau tetap menggunakan warna default putih.   

5. IF Untuk Identifikasi Data

Contoh terakhir kita akan menggunakan rumus Excel IF untuk melakukan identifikasi pada format data yang sedang digunakan. Secara umum format sebuah data memang bisa bermacam – macam misalnya angka atau number kemudian teks serta symbol. Excel bisa mendeteksi format tersebut apakah number atau bukan dengan menggunakan rumus ISNUMBER.

Hanya saja hasil rumus ISNUMBER tersebut hanya berupa value TRUE serta FALSE saja. Jika ingin mengubah hasil value TRUE serta FALSE tersebut kita bisa memanfaatkan fungsi dari rumus Excel IF.

Silahkan perhatikan gambar berikut ini :

Pada kolom A sudah diketik beberapa data dengan format angka, teks serta symbol. Selanjutnya pada kolom C sudah dilakukan identifikasi pada format tersebut dan menampilkan hasil apakah data yang di input memiliki format angka atau teks. Format angka atau teks tersebut merupakan pengganti dari hasil value TRUE serta FALSE pada rumus ISNUMBER.

Rumus yang digunakan untuk melakukan identifikasi pada data seperti contoh diatas adalah sebagai berikut :

=IF(ISNUMBER(A4);”Angka”;”Teks”)

Kombinasi ISNUMBER dengan IF berhasil mengubah hasil value TRUE menjadi “Angka” dan value FALSE menjadi “Teks”. Meskipun memang hasil identifikasi ini akan tetap mengikuti hasil dari rumus ISNUMBER. karena memang dasar identifikasi pada data akan menggunakan ISNUMBER sedangkan rumus IF hanya mengubah hasilnya saja dari TRUE atau FALSE menjadi “Angka” atau “Teks”.

Error Yang Muncul Pada Rumus IF dan Cara Mengatasinya

Cara mengatasi error pada rumus IF memang akan tergantung pada jenis kesalahan yang ditampilkan. Salah satu error yang sering dialami pada saat menggunakan rumus IF adalah error #VALUE!. Error pada rumus IF bisa disebabkan oleh beberapa alasan misalnya kesalahan pada pengisian argumen.

Salah satu cara untuk mengatasi error pada rumus IF adalah dengan menggabungkan IF dengan IFERROR. Memang tidak seluruh error IF bisa diatas dengan menggabungkan IF dengan IFERROR.

Seperti yang sudah kita ketahui bahwa ada beberapa error yang bisa dialihkan degan menggunakan IFERROR ini. Jenis error tersebut adalah #N/A, #VALUE!, #REF!, #DIV/0!, #NUM!, #NAME? serta #NULL!.

Error yang muncul ini bisa dialihkan menggunakan IFERROR kedalam beberapa bentuk data. Misalnya diubah dengan teks tertentu, symbol atau bahkan hanya dikosongkan saja. Tentu ini bisa memberikan opsi kepada kita terkait dengan error atau pesan kesalahan. Tapi yang pasti rasanya penting untuk bisa mengetahui bagaimana cara menambahkan rumus IFERROR pada IF untuk mengatasi pesan kesalahan atau error pada saat pengolahan data.

Manfaat Rumus IF di Dunia Kerja

Dalam dunia kerja akan banyak melakukan pengolahan data terutama dalam bentuk angka. Peran rumus Excel IF akan cukup besar pada pengolahan data tersebut. Rumus Excel IF dapat digunakan pada berbagai macam pekerjaan. Hasil dari pengolahan data tersebut akan dijadikan dasar dalam pengambilan keputusan sehingga sangat penting kita bisa menyajikan data dengan cepat serta akurat.

Selain peran tersebut berikut ini adalah beberapa peran lain dari rumus Excel IF dalam dunia kerja :

• Penyeleksian data sesuai dengan kriteria yang ditentukan
• Membantu mempercepat pengolahan data dalam bentuk statistika
• Analisa, mengurutkan dan edit data dengan mudah serta cepat
• Dasar data yang memiliki tingkat akurasi tinggi
• Membantu melakukan pemeriksaan pada kelengkapan data
• Membantu memeriksa kelayakan pada data sesuai dengan kriteria yang diperlukan

Untuk bisa memenuhi kebutuhan pengolahan data dengan cepat serta akurat kita juga bisa menambahkan rumus lain pada IF. Rumus yang paling populer dan cukup sering digabungkan misalnya rumus AND atau OR.     

Penutup

Pada dasarnya memang rumus Excel yang sering digunakan bukan hanya IF saja. Masih ada beberapa rumus lain yang juga sangat sering digunakan pada pengolahan data. Rumus IF ini memang hanya satu dari beberapa rumus yang sering digunakan dalam pengolahan data.

Tapi melihat fungsi, peran serta manfaatnya rasanya sangat penting bagi kita untuk mengetahui bagaimana cara menggunakan rumus IF. Jika memang tertarik untuk mengetahui seputar rumus IF maka langkah pertama kita perlu untuk mengetahui apa saja fungsi dari rumus ini.

Selanjutnya langkah kedua adalah mengetahui jenis rumus IF. Seperti yang sudah dijelaskan pada uraian diatas bahwa rumus IF dibagi kedalam 3 jenis yaitu IF Tunggal, IF Majemuk serta IF Bertingkat. Perbedaan pada ketiga rumus IF tersebut memang hanya pada seputar jumlah kriterianya saja.

Setelah mengetahui apa saja fungsi serta jenis rumus IF maka langkah ketiga adalah mengetahui struktur yang digunakan pada argumen rumus ini. Secara umum rumus IF hanya terdiri dari 3 argumen saja yaitu logical_test, value_if_true serta value_if_false.

Langkah yang terakhir adalah berlatih menggunakan rumus IF. Pastikan menggunakan contoh yang sederhana terlebih dahulu misalnya satu atau dua kriteria saja. Setelah bisa menyelesaikan contoh IF yang mudah silahkan tingkatkan kemampuan dengan menggunakan rumus IF beberapa kriteria.

Mohon dicatat bagian pentingnya adalah bukan hanya bisa mengetahui bagaimana cara menggunakan rumus IF saja tapi bisa juga memahami rumus ini secara keseluruhan. Pemahaman inilah yang nantinya akan membantu kita dalam menyusun alur logika saat menggunakan rumus IF.

Penyusunan alur pengujian logika pada rumus IF akan sangat berpengaruh pada hasil yang ditampilkan. Bahkan bisa saja hasil rumus IF tidak sesuai dengan yang seharusnya akibat kesalahan penyusunan alurnya. Untuk itu mari pelajari rumus IF mulai dari awal sampai akhir supaya kita bisa menggunakan rumus ini sesuai dengan fungsi dan manfaatnya.